Teknik Memimpin Rapat Organisasi

Rapat organisasi dilakukan secara berkala dan insidental. Rapat berkala adalah rapat rutin internal pengurus baik harian, mingguan, maupun bulanan. Sedangkan rapat insidental dilakukan saat pengurus memerlukan konsolidasi sewaktu-waktu.

Yang berhak memimpin rapat adalah ketua umum. Jika dia berhalangan maka jajaran pengurus lainnya seperti wakil ketua umum dan ketua bidang bisa menggantikan.

Bagaimana teknik memimpin rapat yang baik?

Teknik memimpin rapat yang baik tentu memerlukan pengalaman dari pimpinan rapat. Dengan banyaknya pengalaman maka memimpin rapat akan semakin baik setiap waktunya.

Namun bagi yang belum berpengalaman pasti memerlukan contoh untuk memulai sebuah rapat. Karena kalau tidak dipelajari maka rapat tidak akan berjalan dengan sukses.

Pertama, mulailah dengan salam. Ucapkan salam dengan lantang dan tegas untuk menarik perhatian para pengurus yang mungkin masih sibuk mengobrol maupun sedang konsentrasi dengan gadjet dan lain-lain.

Kedua, sapalah dan ucapkan terima kasih kepada anggota rapat yang hadir. Sapalah dari jajaran pengurus terlebih dahulu lalu kepada anggota. Ucapkan terima kasih karena telah datang memenuhi undangan rapat.

Ketiga, ucapkan syukur kepada Allah SWT. Ucapan syukur merupakan hal yang wajib dilakukan karena bisa membuat motivasi hadirin meningkat.

Keempat, sampaikan tujuan rapat. Pemimpin rapat harus menyampaikan poin-poin rapat. Sampaikan hal-hal penting yang nanti akan dibahas dalam rapat.

Kelima, penjabaran poin-poin rapat. Poin-poin yang telah disampaikan diawal rapat dijabarkan secara detil. Sampaikan pandangan secara umum dan solusi-solusinya.

Keenam, berilah waktu para hadirin menyampaikan pendapat, pertanyaan, maupun solusi terhadap poin-poin yang telah dibahas dalam rapat.

Ketujuh, memberi tanggapan dan kesempatan peserta rapat lainnya untuk merespon. Tanggapi setiap pendapat dan pertanyaan dengan baik. Jangan sungkan-sungkan untuk meminta respon peserta rapat lainnya.

Kedelapan, menarik kesimpulan rapat. Jika rapat sudah selesai maka tariklah kesimpulan. Bisa dengan meminta notulis membaca hasil rapat.

Kesembilan, tutup dengan membaca alhamdulillah dan ucapan terima kasih kepada peserta rapat.